По суті ProZorro – це центральна база даних, до якої підключені комерційні майданчики. Незалежно від того, до якого майданчика підключилися постачальники, інформацію про торги можуть побачити всі учасники процесу електронних закупівель. Робота з майданчиками побудована таким чином, що вони найчастіше самі зацікавлені в тому, щоб залучити до себе клієнтів. Одним из таких майданчиків, що підтримує систему електронних закупівель, є tender.uub.com.ua, Українська універсальна біржа, що має позитивну репутацію серед користувачів та користується попитом.
Як проходить робота в системі ProZorro
Закупівлі проходять у формі аукціону: замовник оголошує про закупівлю та виставляє термін, протягом якого потенційні постачальники можуть ставити питання щодо закупівлі.
Робота проходить таким чином:
- Замовник реєструється, наприклад, на майданчику tender.uub.com.ua та розміщує тендер.
- Тендер потрапляє з майданчика в систему ProZorro, в її центральну базу, звідки розміщується на всіх існуючих майданчиках, що співпрацюють з системою.
- Підприємці, які зареєструвались на будь-якому майданчику, можуть брати участь у тендері.
Після періоду уточнень постачальники вносять у систему свої цінові пропозиції, які залишаються невидимими для інших учасників торгів. Після проходять три раунди щодо зниження ціни між учасниками. Причому назви компаній-учасниць розкриваються вже після останнього раунду, коли відома найнижча ціна.
У самій системі закупівлі діляться на допорогові та надпорогові. Відповідно до закону «Про публічні закупівлі» закупівлі на суму до 200 тис. грн для товарів та до 1,5 млн грн для послуг вважаються допороговими. Все, що вище за цю суму, перетворюється на розряд надпорогових закупівель. У разі надпорогових закупівель, крім редукцій у вигляді відкритих торгів, у деяких випадках передбачено переговорну процедуру та конкурентний діалог.
Також усередині ProZorro існує система тарифів. За подану пропозицію учасники платять майданчикам відповідну суму, залежну від вартості закупівлі. Частину грошей майданчики виплачують ProZorro за підтримку центральної бази даних, частина ProZorro виплачує майданчикам за успішно проведену закупівлю.
Чому система відхиляє заявку на участь у тендері
У деяких ситуаціях підприємець може не одразу успішно подати заявку на участь у відкритих торгах. Якщо при подачі заявки не було виконано кваліфікаційні умови, встановлені системою, вона автоматично відхилить цю заявку. В такому разі можна подати її повторно, виправивши помилки, звірившись з правилами.
Якщо підприємець не погоджується на умови і не згоден оформлювати угоду з замовником на офіційному рівні, то він не може брати участь у тендері, і замовник відхиляє його пропозицію. Слід зауважити, що така поведінка вже не передбачає прозорості, а система повинна працювати без приховування інформації. Робота системи ProZorro регулюється законодавчими актами.